00 / Workflow-Automatisierung · n8n · KI
Workflow- & KI-Automatisierung.
Eine Mail kommt an, und der Rest läuft von selbst: Die Angaben landen in Warenwirtschaft, Kasse oder Ticketsystem, und ihr bekommt einen Bericht. Wir bauen solche Abläufe mit n8n oder als eigenes Programm. Ein KI-Modell kommt nur an die Stellen, an denen jemand frei geschriebenen Text verstehen muss.
01 / Was wir automatisieren
Prozesse automatisieren, die heute jemand von Hand erledigt.
Das lohnt sich, wo jede Woche dieselben Handgriffe anfallen: abtippen, weiterleiten, in ein zweites System übertragen. Diese Abläufe bauen wir von Duisburg aus, für Laden, Kanzlei, Redaktion oder Kundendienst in ganz Deutschland.
Der ganze Bereich KI und Automatisierung ↗- 01
Mails und Anhänge verarbeiten
Listen, Rechnungen und Formulare kommen per Mail. Der Ablauf liest den Anhang, holt die Angaben heraus und trägt sie als einzelne Felder ins richtige System ein. Ist etwas unklar, fragt er per Mail zurück.
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Systeme ohne Schnittstelle anbinden
Viele Kassen und Portale haben keine offene Schnittstelle. Dann bedient unser Programm die Oberfläche im Browser, so wie es ein Mensch tun würde. So tragen wir bei Turkish Home Artikel und Preise in die Reacard-Kasse ein.
Warenwirtschaft Turkish Home ↗ - 03
Tickets und Anfragen sortieren
Ein Modell liest jede neue Nachricht und gibt drei Angaben zurück: Kategorie, Abteilung, Dringlichkeit. So arbeitet das KI-Ticketrouting bei einem Kunden. Die Sortierarbeit von Hand ist dort weggefallen.
KI-Ticketrouting ansehen ↗ - 04
Inhalte für Social Media
Aus Handyclips und einem Briefing schneidet eine KI-Pipeline ein Reel für Instagram, mit Texten und Musik im Stil des Accounts. Jeden Auftrag nimmt ein n8n-Workflow an und gibt ihn weiter.
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Workflows in n8n
n8n verbindet Postfach, Datenbank, Kalender und Fachsoftware über fertige Bausteine. Wir betreiben es auf eigenem Server statt in einer fremden Cloud. Jede Ausführung ist protokolliert.
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An eure Systeme angeschlossen
Das Ergebnis geht dorthin, wo ihr arbeitet: in die Kasse, ins Ticketsystem, in die Datenbank. Fehlt eine Oberfläche zum Prüfen und Freigeben, bauen wir sie dazu.
Web-Apps & Plattformen ↗
02 / Referenzen
Vier Abläufe, die wir automatisiert haben.
Vom Laden bis zur Kanzlei. Bei jedem steht dabei, was ein Modell übernimmt und was feste Regeln erledigen.
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Warenwirtschaft und Kasse aus einer Mail
Bei Turkish Home schickt der Laden die Liste eines Lieferanten per Mail. Das System gleicht sie mit dem Bestand ab, trägt neue Artikel und Preise in die Reacard-Kasse ein und schickt einen Bericht mit Änderungsprotokoll zurück. KI braucht es nur für unbekannte Listenformate und für Antworten auf Rückfragen, auch auf Türkisch.
Warenwirtschaft Turkish Home ↗ - 02
Reels für Instagram aus Handyclips
Für ein Social-Media-Team schneidet eine Pipeline aus bis zu zehn Clips und einem Briefing ein fertiges Reel. n8n prüft den Auftrag, ein Modell sichtet, schneidet und setzt Texte und Musik. Nach einigen Minuten liegt das Video bereit, ein Änderungswunsch ergibt die nächste Version.
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Abläufe im Steuerberaterbüro
Für ein Steuerberaterbüro automatisieren wir mehrere Abläufe im Büroalltag. Manche brauchen ein KI-Modell, andere laufen mit festen Regeln. Weil es um Mandantendaten geht, ist jeder Ablauf auf die DSGVO ausgelegt.
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Tickets an die richtige Abteilung
Für einen Kunden unter NDA haben wir ein Sprachmodell zum Klassifikator umgebaut. Es liest jedes neue Ticket und gibt Kategorie, Abteilung und Dringlichkeit zurück. Das spart jede Woche mehrere Stunden Sortierarbeit.
KI-Ticketrouting ansehen ↗
03 / Werkzeuge
Automatisierung mit n8n, mit eigenem Code oder mit beidem.
Viele Abläufe bauen wir in n8n. Das Werkzeug stammt aus Berlin und läuft bei uns auf eigenem Server. Wo n8n an Grenzen kommt, schreiben wir den Teil als eigenes Programm.
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n8n reicht
Der Ablauf verbindet Dienste, die eine Schnittstelle haben: Postfach, Datenbank, Kalender, CRM. Regeln und Texte lassen sich im Workflow anpassen, ohne dass das Programm dahinter neu gebaut wird.
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Eigenes Programm
Eine Kasse oder ein Portal muss im Browser bedient werden, oder es steckt viel eigene Logik drin, etwa ein Bestand, der jeden Tag mitgerechnet wird. So ist es bei Turkish Home.
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Beides zusammen
Bei der Reel-Pipeline nimmt n8n den Auftrag an, prüft ihn und baut die Anweisung für das Modell. Geschnitten wird in unserem Programm. Die Regeln für den Schnitt lassen sich in n8n ändern.
04 / Mit KI oder ohne
KI nur an den Stellen, an denen eine Regel scheitert.
Bei Turkish Home laufen Einlesen, Abgleich, Kasse und Mails mit festen Regeln. Ein Modell kommt nur an vier Stellen dazu. Was bei euch passt, sagen wir dir im Erstgespräch.
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Eine feste Regel reicht
Steht die Rechnungsnummer immer im Betreff, braucht es kein Modell. Eine Regel erkennt sie und schickt die Mail an die Buchhaltung. Sie ist schneller gebaut und tut jedes Mal dasselbe.
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Menschen schreiben frei
Eine Antwort wie „1 evet, 2 hayır" erkennt noch eine Regel. Schreibt jemand einen ganzen Satz, versteht ihn ein Modell. Dasselbe gilt für eine Liste in einem Format, das der Ablauf noch nicht kennt.
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Das Modell liefert, der Code handelt
Ein Modell schreibt bei uns nicht selbst in Kasse oder Ticketsystem. Es gibt Angaben in einem festen Format zurück, unser Code prüft sie und setzt sie um. Zugang zu Kasse, Shop und Postfach hat es nicht.
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Ein Fehler wäre teuer
Wo eine falsche Angabe Geld oder eine Frist kostet, entscheidet der Ablauf nicht allein. Bei Turkish Home landet jeder neue Artikel in einer eigenen Gruppe der Kasse, die der Inhaber prüft.
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Es gibt kaum Beispiele
Ein eigener Klassifikator lernt aus Fällen, die schon entschieden sind. Beim KI-Ticketrouting waren das die Tickets aus vielen Jahren. Habt ihr nur wenige, fangen wir mit Regeln an und sammeln weiter.
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Ihr wollt Antworten, keinen Ablauf
Sollen Mitarbeiter Fragen an Handbücher, Verträge oder Protokolle stellen, ist das ein Wissensassistent. Er sucht die passende Stelle und nennt die Quelle.
KI-Wissensassistent ↗
05 / Datenschutz
DSGVO-konforme Automatisierung.
Ein Ablauf, der Mails liest, sieht Namen, Adressen und manchmal Mandantendaten. Wo diese Daten hingehen, legen wir vor dem Bau fest.
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Vertrag zur Auftragsverarbeitung
Verarbeiten wir eure Daten, schließen wir einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO. Darin steht, wer was mit den Daten tun darf.
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Eigener Server statt fremder Cloud
n8n und unsere Programme laufen auf Servern, die wir selbst betreiben. Auf Wunsch läuft der Ablauf bei euch im Haus, wie das KI-Ticketrouting. Dort verlassen neue Tickets das Unternehmen nicht.
Hosting & E-Mail ↗ - 03
Nur bekannte Absender
Ein Postfach, das Aufträge annimmt, verarbeitet nur Mails von hinterlegten Absendern, deren Herkunft geprüft ist. Alles andere bleibt liegen und bekommt keine Antwort.
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Personenbezogenes vorher raus
Lernt ein Modell aus alten Fällen, entfernen wir Namen und Kontaktdaten vor dem Training. Im Betrieb bekommt es nur die Rechte, die es für seine Aufgabe braucht.
06 / Was es kostet
Was Automatisierung kostet, hängt an Systemen und Daten.
Wir rechnen nach Aufwand. Erstgespräch und Kostenrahmen kosten 0 €.
Den Aufwand bestimmt vor allem, wie viele Systeme angeschlossen werden und ob eines davon keine Schnittstelle hat. Braucht ein Schritt ein eigenes Modell, kommen die Daten dazu: wie viele Fälle es gibt und wie sauber sie sind. Reicht eine Regel, fällt die Arbeit am Modell weg.
Vier Fragen, dann stehen Budget und Wochen da.
Worum es geht, wie groß, wie anspruchsvoll, wie dringend. Unverbindlich und ohne Kontaktdaten. Fragst du danach an, tippst du nichts doppelt ein.
Kostenrahmen ausrechnen- Erstgespräch und Kostenrahmen
- 0 €
Vor jeder Zahlung steht eine Abnahme. Zwischen zwei Meilensteinen kannst du aussteigen.
07 / So läuft es
Vom Handgriff zum laufenden Ablauf.
So gehen wir bei Automatisierungen vor. Für Pflichtenheft, Abnahme und Zahlung gilt derselbe Ablauf wie bei jedem Projekt.
- 01
Ablauf ansehen
Ihr zeigt uns, wie es heute läuft: welche Mail kommt, wer was abtippt, wo es landet. Dazu ein paar echte Beispiele, etwa Listen, Tickets oder Dokumente.
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Regel oder Modell
Für jeden Schritt klären wir, ob eine feste Regel reicht oder ein Modell nötig ist. Wo ein Fehler teuer wäre, legen wir fest, wer bestätigt.
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Bauen
Wir bauen den Ablauf in n8n, als eigenes Programm oder beides. Braucht ein Schritt ein eigenes Modell, bereinigen wir vorher die alten Fälle und messen in mehreren Runden.
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Probelauf
Zuerst verarbeitet der Ablauf echte Mails, schreibt aber nichts in eure Systeme. Die Berichte gehen an uns, so sieht man, was er tun würde.
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Live schalten
Scharf geschaltet wird, wenn ihr es entscheidet. Danach kommt nach jedem Lauf ein Bericht, und jede Änderung ist protokolliert.
08 / Fragen
Fragen zur Workflow-Automatisierung.
- Was ist Workflow-Automatisierung?
- Workflow-Automatisierung, oft auch Prozessautomatisierung genannt, ist ein Ablauf aus mehreren Schritten, der ohne Handarbeit durchläuft: Eine Mail kommt an, die Angaben werden ausgelesen, geprüft und ins nächste System eingetragen, am Ende kommt ein Bericht. Bei Turkish Home reicht dafür eine Mail mit der Liste des Lieferanten, Kasse und Bestand ziehen nach.
- Was ist der Unterschied zur KI-Automatisierung?
- Bei KI-Automatisierung übernimmt ein Modell einen Schritt, für den bisher jemand Text lesen musste: ein Ticket einordnen, eine frei geschriebene Antwort verstehen, ein Reel schneiden. Die meisten Schritte eines Ablaufs brauchen das nicht. Wir setzen ein Modell nur dort ein, wo eine Regel scheitert.
- Was ist n8n, und warum setzt ihr es ein?
- n8n ist ein Werkzeug für Workflow-Automatisierung aus Berlin. Es verbindet Dienste über fertige Bausteine, protokolliert jede Ausführung und lässt sich selbst betreiben. Wir betreiben n8n auf eigenem Server, die Daten laufen also nicht über eine fremde Cloud. Reicht n8n nicht, schreiben wir den Teil als eigenes Programm.
- Seid ihr eine n8n-Agentur?
- Wir sind ein Softwarestudio aus Duisburg und arbeiten für Betriebe in ganz Deutschland. n8n ist eines unserer Werkzeuge, viele Abläufe bauen wir darin. Reicht es für einen Schritt nicht, schreiben wir ihn als eigenes Programm, so wie bei der Kasse von Turkish Home.
- n8n, Make oder Zapier: Was passt zu uns?
- Make und Zapier gibt es nur als Cloud-Dienst des Anbieters. n8n lässt sich selbst betreiben, bei uns läuft es auf eigenem Server. Das zählt, sobald Kunden- oder Mandantendaten durch den Ablauf gehen. Muss eine Kasse im Browser bedient werden, schreiben wir diesen Teil als eigenes Programm.
- Brauchen wir dafür KI, oder reicht eine Regel?
- Oft reicht eine Regel. Steht die Angabe immer an derselben Stelle und in derselben Form, etwa eine Nummer im Betreff, erkennt eine Regel sie und ist schneller gebaut. Ein Modell braucht es, wenn Menschen frei formulieren und dieselbe Sache jedes Mal anders beschreiben. Was bei euch passt, klären wir im Erstgespräch.
- Geht das auch, wenn unsere Software keine Schnittstelle hat?
- Oft ja. Die Reacard-Kasse bei Turkish Home hat keine öffentliche Schnittstelle. Unser Programm meldet sich deshalb im Browser an, trägt Artikel und Preise ein und liest danach zurück, ob alles angekommen ist.
- Entscheidet die KI dann allein?
- Nur wo ihr das wollt. Ein falsch sortiertes Ticket lässt sich weitergeben, da kann das Modell allein entscheiden. Wo ein Fehler Geld oder eine Frist kostet, schlägt es vor, und ein Mensch bestätigt. Diese Grenze legen wir vor dem Bau mit euch fest.
- Ist die Automatisierung DSGVO-konform?
- Wir legen je Projekt fest, wo die Daten verarbeitet werden, und schließen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. n8n läuft auf eigenem Server, auf Wunsch läuft der Ablauf bei euch im Haus. Beim KI-Ticketrouting verlassen neue Tickets das Unternehmen nicht, und personenbezogene Daten waren schon vor dem Training entfernt.
- Wie viele Beispiele braucht ein Modell?
- Für einen eigenen Klassifikator viele. Beim KI-Ticketrouting waren es die Tickets aus vielen Jahren. Für Aufgaben wie eine frei geschriebene Antwort verstehen reicht ein fertiges Modell ohne eigenes Training. Ob eure Menge reicht, sehen wir an einem Export, bevor das Angebot steht.
- Wie lange dauert es, bis ein Ablauf live ist?
- Das hängt an denselben Dingen wie der Aufwand: wie viele Systeme angeschlossen werden und ob eines davon keine Schnittstelle hat. Die Reihenfolge steht fest: Ablauf ansehen, Regel oder Modell klären, bauen, Probelauf ohne Schreibzugriff. Live geht der Ablauf, wenn ihr es entscheidet. Eine Spanne in Wochen nennt dir der Rechner auf der Kontaktseite.
- Wer betreut den Ablauf nach dem Livegang?
- Wir, dasselbe Team, das ihn gebaut hat. Nach jedem Lauf kommt ein Bericht, und jede Änderung ist protokolliert. Ändert sich eine Liste oder eine Maske, passen wir den Ablauf an. Mit Wartungsvertrag sind wir täglich von 6 bis 23 Uhr erreichbar und melden uns innerhalb von drei Stunden.
- Was kostet eine Automatisierung mit n8n?
- Wir rechnen nach Aufwand. Den bestimmt vor allem, wie viele Systeme angeschlossen werden und ob eines davon keine Schnittstelle hat. Braucht ein Schritt ein eigenes Modell, kommen eure Daten dazu. Erstgespräch und Kostenrahmen kosten 0 €. Einen ersten Rahmen gibt dir der Rechner auf der Kontaktseite in vier Fragen.
09 / Weiter
Was wir sonst noch bauen.
- KI-WissensassistentEin RAG-System, das aus euren Dokumenten antwortet und die Quelle nennt.
- Web-Apps & PlattformenWeb-Apps, interne Tools und SaaS mit Rollen, Datenbank und Schnittstellen.
- IndividualsoftwareSoftware für einen Betrieb statt für einen ganzen Markt.
- Softwareentwicklung DuisburgIndividualsoftware aus dem Büro in der Jägerstraße, für Unternehmen im Ruhrgebiet.
- Hosting & E-MailHosting, Domains und E-Mail, eingerichtet und betreut vom selben Team.
- Wartung & SupportUpdates, Backups und Monitoring, damit nach dem Launch nichts stehen bleibt.
Erzähl uns kurz von deinem Projekt
Das Erstgespräch kostet nichts, der Kostenrahmen danach auch nicht. Gibt es das, was du brauchst, fertig zu kaufen, sagen wir dir den Namen und schreiben keine Rechnung.
Projekt anfragenAntwort in der Regel am selben Werktag